セキュリティ強化のポイント

こんにちは、Editorial Manager®（以下EM）サポートの高柳です。
10月に学術大会ソリューション部から異動となり、EMブログには初登場です！
好きな食べ物は海老とトウモロコシです。おすすめの食べ方やレストランがあれば教えてくださ～い！！

さて、2024年一発目のブログは、「セキュリティ」についてです。システムの導入はアナログ運用に比べると、リスク低減につながりますが、セキュリティはどのようなシステムを使用する場合であっても誰もが気になるポイントですよね。セキュリティといっても監視体制等のシステム全般的なお話もありますが、今回はその中でも、「原稿へのアクセス」に関するセキュリティ強化にポイントを絞ってご紹介していきます。

是非ご一読ください。

セキュリティ強化に繋がる設定例

ディープリンクの設定解除

ディープリンクとは、メールに記載されたURLをクリックすることで、ログインの必要なく特定の画面へ直接遷移できる便利な機能です。メールから直接、該当の論文にアクセスできるため、IDやパスワードを忘れてしまった等のお問い合わせ軽減にも繋がります。しかし、メールを転送した場合に許可をしていない第三者に論文を閲覧されてしまう可能性も考えられます。

そういったリスクを低減するため、ディープリンクはクリック数や日数によりURLの有効期限を設定することができます。さらに、利用設定を解除することでユーザは毎回ログインが必須となりセキュリティ向上につながります。

ジャーナルごとにセキュリティリスクと利便性をご検討のうえ、設定できます。

イメージ画面：ディープリンク有効
編集委員に査読完了を通知するメール内のURLをクリックするとログインせずに審査画面にアクセスできます。

イメージ画面：ログイン必須設定
編集委員に査読完了を通知するメール内のURLをクリックするとログイン画面に移動します。
ご自身のユーザ名とパスワードでログインをしたうえで、審査画面にアクセスできます。

イメージ画面：ディープリンクのクリック数・日数設定
ディープリンクに設定したクリック数や日数の有効期限が過ぎるとエラー画面が表示されます。

PDF上のダウンロードリンクの削除

審査用のPDFには元ファイルへのダウンロードリンクを表示できますが、削除も可能です。削除すると元ファイルへのアクセス数を減らすことができ、情報漏洩等のリスク軽減につながります。ファイル種別ごとの設定ができ、運用途中で設定を変更することも可能ですので是非ご検討ください。

イメージ画面：元ファイルダウンロードリンク有

イメージ画面：元ファイルダウンロードリンク無

PDFへの透かし文字設定

審査用のPDF上には透かし文字の設定ができます。著作権保護や改ざんの防止、情報漏洩の抑制につながります。設定する画像は学会様指定の画像をアップロードできます。

また、PDFの種類（著者/編集者用PDF、査読者用PDF等）に応じて設定する画像を変更したり、画像の透明度を変更することも可能ですので是非お試しください。実際の設定画面ではプレビュー表示の確認も可能です。

イメージ画面：

パスワード/メールアドレスの管理

セキュリティの観点から、EMにアクセスするためのパスワードはユーザご本人でしか設定、変更することができない仕様です。著者や査読者からパスワードを忘れてしまった・・とお問い合わせがくることもあるかと思いますが、事務局、弊社含めシステム上での管理はしていないため、ユーザご自身にて再発行いただく必要があります。その分、パスワードの漏洩リスクを軽減することにつながります。

また、アカウントのメールアドレスに関しては、本人以外で変更ができるユーザは、メールアドレスの変更権限を持つ管理者に限られます。さらに、先日実施されたバージョンアップでは、メールアドレスがユーザ本人以外（代理操作含む）によって変更されると、変更前のメールアドレス宛にシステムから自動通知メールが送られるようになりました。

バージョンアップの詳細はこちらをご参照ください。

まとめ

さいごに

今回は皆様にもイメージしていただきやすい且つ簡単に取り入れていただけることをメインにお伝えしましたが、ちょっとした運用の工夫や○○ができる・できないを知っておくだけでも安心につながりますよね。運用をシステム化したいけど・・と迷われている皆様！機能面だけではなく、セキュリティ面も含めてご検討くださいませ。そして、すでにEMをご利用いただいている皆様には、セキュリティを見直すきっかけとなりましたら幸いです。

設定をご希望の学会様は、EMクライアントサポートまでお気軽にお問い合わせください。